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Gestión Documental

Gestión Documental

Los documentos de Gestión empresarial regulan el modelo de gestión interna de las empresas e instituciones, permitiendo mantener el control de la calidad en todos los ámbitos de la organización.

Toda institución u organización debe contar con su gestión documental para poder asegurar la calidad completa y el buen cumplimiento de sus diferentes actividades operativas, con un control responsable en cada factor de la administración. 

Documentos de gestion mas frecuentes de las empresas

Cualquier tipo de identidad u organización trabaja con una gran variedad de documentos que son vitales para el desarrollo de su actividad.

Para evitar el extravió de un papel importante o la pérdida de un tiempo muy valioso en su búsqueda es necesario tener una buena organización y gestión de la documentación. Ya que incluso en algunos casos, existe la obligación legal de guardar esos documentos durante un determinado período de tiempo, por lo que un sistema de archivo inadecuado puede tener grandes consecuencias.

Los documentos de gestión más frecuentes que coinciden en todas las empresas son:

Facturas: Ofrece información de una transacción económica, detallan el precio de los productos o servicios realizados para poder exigir el pago de estos.

Albaranes: Son los documentos que enumeran las mercancías, proporcionando una visión general de los productos que se han pedido para que puedan realizar una comprobación. Van incluidos en una entrega y acompañan al envío. El albarán sirve además como confirmación para la empresa de que todos los productos se recibieron correctamente por el cliente.

Recibos: Los recibos quedan como prueba de una retribución recibida por parte de los clientes.

Contratos: Refleja por escrito el acuerdo en el que varias partes se comprometen a cumplir las condiciones explicadas en el mismo. No solo contratos de trabajo o servicios, sino también acuerdos de confidencialidad y de asociación.

Autorización de datos personales: Un cliente puede autorizar a una empresa a utilizar sus datos personales para una finalidad concreta como, por ejemplo, contactar con él para fines comerciales. También es imprescindible que se incluya información sobre cómo serán tratados dichos datos y los derechos del cliente a acceder a ellos, rectificarlos o cancelarlos.

Además de estos mencionados documentos, las empresas manejan otros archivos dependiendo de su actividad comercial, que pueden ser de carácter jurídico, fiscal o económico relevante para su funcionamiento.

¿Cómo organizar la gestion documental ?

Es de suma importancia tener un sistema integral de gestion documental en la empresa, por lo tanto, es recomendable que los documentos en físico, sean también digitalizados y correctamente archivados, puede ahorrar mucho tiempo, lo que ayuda directamente en la productividad de la empresa.

Es ideal una correcta cantidad de colaboración, una muy buena comunicación y con la implementación de un sistema de gestión de documentos se promueve una colaboración más ágil y sencilla entre el equipo de trabajo, en especial entre diferentes ubicaciones geográficas. Al tener la capacidad de acceder con rapidez a documentos compartidos digitalmente por red, los usuarios pueden trabajar juntos en el mismo proyecto por este medio.